Ne vien tik darbas: pasaulinis vadovas, kaip sukurti ilgalaikį produktyvumo tvarumą

Mūsų itin susietoje, greito tempo pasaulinėje ekonomikoje spaudimas būti produktyviems yra negailestingas. Esame bombarduojami žinutėmis, raginančiomis dirbti sunkiau, ilgiau ir pasiekti daugiau. Tai sukūrė plačiai paplitusią „demonstratyvaus produktyvumo“ kultūrą – nuolatinį sprintą, kuris neišvengiamai veda į intensyvios veiklos ciklą, po kurio seka išsekimas, nusivylimas ir perdegimas. Bet galbūt yra geresnis būdas? Galbūt galėtume pasiekti nuoseklių, aukštos kokybės rezultatų neaukojant savo sveikatos ir gerovės? Sveiki atvykę į tvaraus produktyvumo koncepciją.

Tai ne dar vienas vadovas apie tai, kaip į dieną sutalpinti daugiau užduočių. Atvirkščiai, tai planas, kaip iš naujo apibrėžti savo santykį su darbu. Tai perėjimas nuo trumpalaikio, išteklius eikvojančio sprinto prie ilgalaikio, energiją tausojančio maratono. Tai sistemų kūrimas, kurios palaiko jūsų tikslus, saugo jūsų energiją ir skatina karjerą, kuri yra ne tik sėkminga, bet ir teikianti pasitenkinimą bei ilgalaikė. Profesionalams, dirbantiems įvairioje, tarptautinėje aplinkoje, šie principai yra ne tik naudingi; jie yra būtini norint įveikti šiuolaikinio darbo sudėtingumą.

Produktyvumo apibrėžimas iš naujo: ne tik „daugiau“ ir „greičiau“

Dešimtmečius mūsų supratimas apie produktyvumą rėmėsi industrinės eros modeliu: pagaminta produkcija per laiko vienetą. Tačiau šis gamyklos matas yra visiškai netinkamas žiniomis grįstam darbui, kuris apibrėžia 21-ojo amžiaus pasaulinį profesionalą. Kūrybiniuose, strateginiuose ir analitiniuose vaidmenyse mūsų mąstymo kokybė yra daug svarbesnė nei prisijungus praleistų valandų skaičius.

Tikras, tvarus produktyvumas – tai ne buvimas užsiėmusiam; tai buvimas efektyviam. Sukurkime naują apibrėžimą:

Tvarus produktyvumas – tai gebėjimas nuosekliai kurti didelės vertės darbą ilgą laiką, kartu išlaikant arba gerinant savo fizinę, psichinę ir emocinę gerovę.

Pagalvokite apie skirtumą tarp sprinterio ir maratonininko. Sprinteris įdeda maksimalias pastangas per labai trumpą laiką, bet ties finišo linija sugriūva. Priešingai, maratonininkas kontroliuoja savo tempą, valdo energiją ir strateguoja ilgam nuotoliui. Kuris požiūris karjeros maratone labiau tikėtina, kad atves į ilgalaikę sėkmę ir asmeninį pasitenkinimą?

Šiuolaikinis iššūkis yra „produktyvumo paradoksas“: nepaisant galingų skaitmeninių įrankių arsenalo, skirto padaryti mus efektyvesniais, daugelis iš mūsų jaučiasi labiau priblokšti ir mažiau produktyvūs nei bet kada anksčiau. Nuolatiniai signalai, pranešimai ir konteksto keitimas suskaido mūsų dėmesį, palikdami mus nuolatinio, menko poveikio užimtumo būsenoje. Tvarus produktyvumas siūlo išeitį iš šių spąstų.

Keturi tvaraus produktyvumo ramsčiai

Norint sukurti tikrai tvarią praktiką, mums reikia holistinės sistemos. Ši sistema remiasi keturiais tarpusavyje susijusiais ramsčiais. Jų įvaldymas leidžia sukurti galingą, save stiprinančią sistemą ilgalaikiams pasiekimams.

1 ramstis: energijos, o ne tik laiko valdymas

Dažniausia produktyvumo klaida – sutelkti dėmesį į laiko valdymą. Laikas yra ribotas ir nekintamas; mes visi gauname tas pačias 24 valandas. Tačiau mūsų energija yra atsinaujinantis, bet kintantis išteklius. Efektyvus jos valdymas yra vienintelis paveikiausias pokytis, kurį galite padaryti.

Mitas apie 8 valandų produktyvią dieną

Žmogaus smegenys nėra sukurtos aštuonioms iš eilės valandoms susikaupusio darbo. Mūsų kūnai veikia pagal natūralius ciklus, įskaitant tai, kas žinoma kaip ultradianiniai ritmai. Pirmą kartą miego tyrinėtojo Nathanielio Kleitmano nustatyti, tai yra 90–120 minučių ciklai, kurių metu mūsų protinis budrumas kyla, o paskui krinta. Darbas prieš šiuos ritmus – verčiant save stumtis per nuosmukius – yra receptas mažėjančiai grąžai ir perdegimui. Svarbiausia yra dirbti su jais.

Praktinės energijos valdymo strategijos:

• Darbas sprintais („Pomodoro“ technika ir ne tik): Populiari „Pomodoro“ technika (25 minutės darbo, 5 minutės pertraukos) yra puikus įvadas į šią koncepciją. Sudėtingesnėms kognityvinėms užduotims apsvarstykite galimybę prailginti darbo sprintus iki 75–90 minučių, po kurių sektų 15–20 minučių pertrauka. Tikslus laikas yra mažiau svarbus nei pats principas: kaitaliokite intensyvaus susikaupimo ir tikro poilsio periodus.
• Atlikite energijos auditą: Vieną savaitę stebėkite savo energijos lygį per dieną. Kada jaučiatės budriausi ir kūrybingiausi? Kada ištinka popietės nuosmukis? Ar esate „vyturys“ (ryto žmogus) ar „pelėda“ (vakaro žmogus)? Naudokite šiuos duomenis savo darbui planuoti. Svarbiausias, didelio pažintinio krūvio reikalaujančias užduotis (ataskaitos rašymą, strateginį planavimą, kodavimą) suderinkite su savo didžiausio energijos lygio langais. Mažos energijos periodus rezervuokite administracinėms užduotims (atsakymams į el. laiškus, išlaidų tvarkymui).
• Praktikuokite strateginį atsigavimą: Ne visos pertraukos yra vienodos. Besaikis naršymas socialiniuose tinkluose ar naujienų srautuose dažnai gali išeikvoti daugiau energijos, nei jos atkurti. Rinkitės aktyvų atsigavimą. Tai galėtų būti trumpas pasivaikščiojimas, tempimo pratimai, meditacija, muzikos klausymasis ar tiesiog žiūrėjimas pro langą ir leidimas mintims klajoti. Tikslas – visiškai atsitraukti nuo darbo užduoties.

2 ramstis: strateginis kryptingumas – giluminio darbo galia

Savo pamatinėje knygoje kompiuterių mokslo profesorius Calas Newportas išskiria du darbo tipus:

• Paviršutiniškas darbas: Nekognityvinės, logistinės užduotys, dažnai atliekamos esant išsiblaškiusiam. Pavyzdžiai: atsakymas į el. laiškus, dalyvavimas neesminiuose susitikimuose ir atsakymas į tiesiogines žinutes. Šias užduotis lengva atkartoti ir jos sukuria mažai naujos vertės.
• Giluminis darbas: Profesinės veiklos, atliekamos be išsiblaškymo, susikaupimo būsenoje, kurios išnaudoja jūsų kognityvinius gebėjimus iki ribos. Šios pastangos sukuria naują vertę, tobulina jūsų įgūdžius ir yra sunkiai atkartojamos.

Tvarus produktyvus gyvenimas yra pastatytas ant giluminio darbo pamato. Iššūkis yra tas, kad mūsų šiuolaikinė darbo aplinka dažnai optimizuota paviršutiniškam darbui. Norėdami klestėti, turite sąmoningai suplanuoti savo dieną, kad apsaugotumėte savo dėmesį.

Giluminio darbo ritualo kūrimas:

• Laiko blokavimas: Tai praktika, kai visa diena suplanuojama į konkrečius blokus, įskaitant blokus giluminiam darbui. Vietoj darbų sąrašo turite konkretų planą. 90 minučių blokas, pavadintas „Parengti 3 ketvirčio rinkodaros strategijos juodraštį“, yra daug galingesnis nei miglotas sąrašo punktas. Tai proaktyviai apsaugo jūsų laiką nuo pagrobimo kitų prioritetais.
• Priimkite skaitmeninį minimalizmą: Jūsų gebėjimą susikaupti tiesiogiai veikia jūsų skaitmeninė aplinka. Sukurkite vienatvės tvirtovę savo giluminio darbo sesijoms.
  • Išjunkite VISUS pranešimus savo telefone ir kompiuteryje.
  • Uždarykite visus nereikalingus skirtukus ir programas.
  • Naudokite atskirus naršyklės profilius darbui ir asmeniniam naudojimui.
  • Nustatykite aiškius komunikacijos protokolus su savo komanda. Pavyzdžiui, naudokite el. paštą neskubiems reikalams, o tiesiogines žinutes rezervuokite tikroms ekstremalioms situacijoms. Tai ypač svarbu pasaulinėse komandose, siekiant išvengti nuolatinių pertraukų skirtingose laiko juostose.
• Nustatykite krištolo skaidrumo tikslus: Prieš pradedant giluminio darbo bloką, apibrėžkite konkretų, išmatuojamą rezultatą. Ne tik „dirbkite su projektu“. Vietoj to siekite „užbaigti 1 ir 2 skyrių pirmąjį juodraštį“ arba „suderinti vartotojo autentifikavimo modulį“. Šis aiškumas suteikia kryptį ir pasiekimo jausmą.

3 ramstis: holistinė gerovė – našumo pamatas

Negalite nuolat dirbti aukštu lygiu, jei jūsų pamatinė gerovė yra pažeista. Tvarus požiūris į produktyvumą pripažįsta, kad esate žmogus, o ne mašina. Jūsų kognityvinis našumas yra tiesiogiai susijęs su jūsų fizine ir psichine sveikata. Šio ramsčio nepaisymas yra tarsi bandymas pastatyti dangoraižį ant smėlio pamatų.

Pagrindiniai gerovės komponentai:

• Miegas: didžiausias našumo stiprintojas: Miegas nėra prabanga; tai biologinė būtinybė. Miego metu jūsų smegenys įtvirtina prisiminimus, išvalo metabolines atliekas ir reguliuoja emocijas. Lėtinis miego trūkumas pablogina sprendimų priėmimą, kūrybiškumą ir problemų sprendimo įgūdžius tiek pat, kiek apsvaigimas. Siekite 7–9 valandų kokybiško miego per naktį. Pagerinkite savo miego higieną sukurdami vėsų, tamsų ir tylų miegamąjį ir valandą prieš miegą vengdami ekranų.
• Mityba: kuras jūsų smegenims: Smegenys sunaudoja apie 20 % jūsų kūno kalorijų. Tai, ką valgote, tiesiogiai veikia jūsų dėmesį, atmintį ir energijos lygį. Nors konkrečios dietos visame pasaulyje skiriasi, principas yra universalus: teikite pirmenybę neperdirbtam maistui ir stabiliam cukraus kiekiui kraujyje. Venkite saldžių užkandžių ir gėrimų, kurie sukelia energijos šuolį, po kurio seka nuosmukis. Vietoj to, sutelkite dėmesį į subalansuotą baltymų, sveikųjų riebalų ir sudėtingųjų angliavandenių suvartojimą, kad užtikrintumėte tvarią energiją visą dieną.
• Judėjimas: jūsų proto atrakinimas: Sėslus gyvenimo būdas kenkia tiek kūnui, tiek protui. Reguliarus fizinis aktyvumas skatina kraujo tekėjimą į smegenis, mažina streso hormonus, tokius kaip kortizolis, ir išskiria endorfinus, kurie gerina nuotaiką. Jums nereikia bėgti maratono. Paprastų įpročių, tokių kaip greitas 30 minučių pasivaikščiojimas, reguliarūs tempimo pratimai ar trumpa treniruotė, įtraukimas gali turėti didelį poveikį jūsų kognityvinei funkcijai ir kūrybiškumui.
• Sąmoningumas ir psichinė sveikata: dėmesio lavinimas: Išsiblaškymo amžiuje gebėjimas kontroliuoti savo dėmesį yra supergalia. Sąmoningumo praktikos, tokios kaip meditacija, yra protinio lavinimo forma. Jos padeda jums geriau suvokti savo mintis, jų nekontroliuojant, mažina stresą ir gerina gebėjimą susikaupti. Įmonės nuo Silicio slėnio iki Bangaloro integruoja sąmoningumo programas, pripažindamos jų tiesioginį poveikį darbuotojų atsparumui ir našumui. Pripažinimas, kad reikia psichinio poilsio ir pagalbos ieškojimas, kai to reikia, yra stiprybės, o ne silpnumo ženklas.

4 ramstis: sistemos ir procesai – jūsų sėkmės automatizavimas

Pasikliauti vien valia ir motyvacija yra ydinga strategija. Tai yra riboti ištekliai, kurie išeikvojami per dieną – reiškinys, žinomas kaip „sprendimų nuovargis“. Sėkmingi ir tvarūs profesionalai nesikliauja tuo, kad visada bus „įsijungę“; jie remiasi tvirtomis sistemomis, kurios mažina trintį ir automatizuoja gerus įpročius. Jūsų sistema turėtų atlikti sunkųjį darbą, kad jūsų smegenys galėtų susikoncentruoti į tai, kas iš tiesų svarbu.

Asmeninės produktyvumo sistemos kūrimas:

• Iškelkite savo smegenis į išorę: Jūsų protas skirtas idėjoms generuoti, o ne jas laikyti. Bandymas sekti kiekvieną užduotį, terminą ir idėją savo galvoje yra pagrindinis kognityvinės apkrovos ir nerimo šaltinis. Naudokite išorinę sistemą – „antrąsias smegenis“ – viskam užfiksuoti. Tai gali būti skaitmeninis įrankis, pvz., „Notion“, „Evernote“ ar „Todoist“, arba paprastas fizinis užrašų knygelė. Įrankis yra mažiau svarbus nei įprotis nuolat perkelti informaciją iš savo proto į patikimą sistemą.
• Įgyvendinkite savaitinę peržiūrą: Tai, be abejonės, yra bet kurios veiksmingos asmeninės sistemos kertinis akmuo. Kiekvienos savaitės pabaigoje skirkite 30–60 minučių, kad:
  1. Išvalykite savo pašto dėžutes: Apdorokite visus per savaitę užfiksuotus užrašus, el. laiškus ir įvestis.
  2. Peržiūrėkite savo pažangą: Pažvelkite atgal į savo kalendorių ir atliktas užduotis. Kas pavyko gerai? Kas ne?
  3. Suplanuokite ateinančią savaitę: Peržiūrėkite savo būsimus įsipareigojimus ir nustatykite pagrindinius kitos savaitės prioritetus. Rezervuokite laiką šiems prioritetams savo kalendoriuje.
  Šis ritualas užtikrina, kad kiekvieną savaitę pradėsite aiškiai ir kryptingai, o ne reaguodami į tai, kas pasitaiko jūsų kelyje.
• Grupuokite panašias užduotis: Konteksto keitimas yra didelis produktyvumo žudikas. Kiekvieną kartą, kai pereinate nuo vieno tipo užduočių prie kito (pvz., nuo ataskaitos rašymo prie atsakymo į el. laiškus iki skambučio), patiriate „kognityvinę kainą“. Norėdami tai sumažinti, grupuokite panašias užduotis ir atlikite jas viename, tam skirtame bloke. Pavyzdžiui, nustatykite du konkrečius laikus per dieną visiems el. laiškams apdoroti, užuot tikrinę juos kas 15 minučių.
• Išmintingai naudokite technologijas: Naudokite technologijas kaip tarną, o ne kaip šeimininką. Automatizuokite pasikartojančias užduotis naudodami įrankius, tokius kaip IFTTT („If This Then That“) ar „Zapier“. Naudokite projektų valdymo programinę įrangą, pvz., „Asana“ ar „Trello“, kad paaiškintumėte komandos atsakomybes ir sumažintumėte pirmyn ir atgal vykstančią komunikaciją. Naudokite planavimo įrankius, tokius kaip „Calendly“, kad pašalintumėte nesibaigiančias el. laiškų grandines, koordinuojant susitikimus skirtingose laiko juostose.

Pasaulinių ir kultūrinių niuansų valdymas

Produktyvumas nėra monolitinė koncepcija. Jo išraiška ir vertė, teikiama skirtingiems darbo ir asmeninio gyvenimo integracijos aspektams, labai skiriasi įvairiose kultūrose. Vokiečių profesionalas gali teikti pirmenybę aiškiam darbo ir asmeninio gyvenimo atskyrimui (Feierabend), o kas nors Japonijoje gali būti paveiktas ikigai (gyvenimo prasmės) koncepcijos, kuri gali glaudžiai susieti darbą ir asmeninį tikslą. Tuo pačiu metu Japonija taip pat kovoja su karoshi (mirtis nuo persidirbimo) – skaudžiu priminimu apie netvarios darbo kultūros pavojus.

Kai kuriose kultūrose, pavyzdžiui, daugelyje Pietų Europos ir Lotynų Amerikos dalių, ilgi pietūs ir asmeniniai ryšiai yra neatsiejama verslo dienos dalis, laikomi ne laiko švaistymu, o esmine pasitikėjimo kūrimo dalimi. Priešingai, kitos kultūros gali teikti pirmenybę efektyvumui ir punktualumui labiau už viską. Pasauliniams profesionalams ir nuotolinėms komandoms šių niuansų supratimas yra labai svarbus.

Tvaraus produktyvumo principai – energijos valdymas, giluminis susitelkimas, gerovės prioritetizavimas ir sistemų kūrimas – yra universalūs. Tačiau jų taikymas turi būti pritaikytas. Tikslas nėra priimti vieną „geriausią“ būdą, bet naudoti šią sistemą, kad sukurtumėte sistemą, kuri veiktų jums, jūsų unikalioje kultūrinėje ir profesinėje aplinkoje. Pasaulinėms komandoms tai reiškia prioritetizuoti asinchroninę komunikaciją, gerbti laiko juostas ir nustatyti aiškius lūkesčius dėl pasiekiamumo ir atsakymo laiko, kad būtų sukurta tvari aplinka visiems.

Viską apibendrinant: jūsų tvaraus produktyvumo planas

Pakeisti savo požiūrį į darbą gali atrodyti pribloškiančiai. Svarbiausia pradėti nuo mažų dalykų ir veikti iteratyviai. Nebandykite įgyvendinti visų šių strategijų iš karto. Vadovaukitės šiuo paprastu planu:

1 žingsnis: savęs įvertinimas (1–2 valandos)

Skirkite šiek tiek laiko apmąstymams. Kur yra jūsų didžiausios skaudulys? Ar nuolat esate pavargę? Ar jūsų dėmesys yra suskaidytas? Ar esate užsiėmę, bet nedarote pažangos siekdami svarbiausių tikslų? Atlikite energijos auditą, paminėtą 1-ame ramstyje. Būkite sąžiningi su savimi dėl savo dabartinių įpročių.

2 žingsnis: pasirinkite vieną ramstį, į kurį sutelksite dėmesį

Remdamiesi savo įsivertinimu, pasirinkite vieną ramstį, kuris, jūsų manymu, šiuo metu turės didžiausią poveikį. Jei esate išsekę, sutelkite dėmesį į 3 ramstį (Gerovė), ypač į miegą. Jei jaučiatės išsiblaškę, sutelkite dėmesį į 2 ramstį (Giluminis darbas).

3 žingsnis: įgyvendinkite vieną mažą, naują įprotį

Pokytis grindžiamas mažais, nuosekliais veiksmais. Pasirinkite vieną įprotį, kurį įgyvendinsite ateinančias dvi savaites. Pavyzdžiai:

• 1 ramstis: Dirbsiu 50 minučių sprintais su 10 minučių pertraukomis, tris kartus per dieną.
• 2 ramstis: Kiekvieną rytą suplanuosiu 90 minučių giluminio darbo bloką, išjungęs visus pranešimus.
• 3 ramstis: Nežiūrėsiu į jokius ekranus 60 minučių prieš numatytą miego laiką.
• 4 ramstis: Kiekvieną penktadienio popietę atliksiu 30 minučių savaitinę peržiūrą.

4 žingsnis: peržiūrėkite ir kartokite

Po poros savaičių peržiūrėkite savo pažangą. Kas pavyko? Kas ne? Su kokiais iššūkiais susidūrėte? Pakoreguokite savo požiūrį ir arba tęskite su tuo įpročiu, arba, jei jis jau įsitvirtino, pasirinkite naują, kurį pridėsite. Tai yra nuolatinis tobulinimo procesas, o ne vienkartinis sprendimas.

Išvada: maratonas, o ne sprintas

Ilgalaikio produktyvumo tvarumo kūrimas yra esminis mąstysenos pokytis. Tai maišto aktas prieš plačiai paplitusią perdegimo kultūrą. Tai pripažinimas, kad tikroji sėkmė matuojama ne išdirbtomis valandomis ar atliktomis užduotimis, o tvariai kuriama verte per visą gyvenimą ir gyvenimo, kurį gyvename tai darydami, kokybe.

Valdydami savo energiją, saugodami dėmesį, puoselėdami gerovę ir kurdami tvirtas sistemas, jūs ne tik tampate produktyvesni. Jūs investuojate į savo vertingiausią turtą: save. Jūs kuriate profesinį gyvenimą, kuris yra ne tik itin efektyvus, bet ir teikiantis gilų pasitenkinimą, atsparus ir, svarbiausia, tvarus. Pradėkite šiandien. Pasirinkite savo pirmąjį žingsnį ir pradėkite savo kelionę ne tik tam, kad dirbtumėte geriau, bet ir kad gyventumėte geriau.